Cómo mantengo mi bandeja de entrada a cero
¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena? Yo, después de mucho tiempo peleándome con ella, he conseguido mantenerla vacía.
Es una lucha constante pero tiene muchos beneficios. Te permite focalizar, centrarte en lo que realmente requiere de tu atención, sin distracciones, sin tener que pasar mil veces por mensajes antiguos. A continuación os explicaré los puntos claves que me han permitido conseguirlo.
Un único centro de operaciones
Lo primero que hay que lograr es tener un campo base, único punto de entrada para todos los correos que recibes. Yo tengo varias cuentas de correos, algunas son de Gmail y otras no, pero todas están redirigidas a la principal, es la forma más rápida y efectiva de controlar todo los mensajes que me llegan. Simplemente con este pequeño cambio he ahorrado mucho tiempo.
Los filtros son la clave
Una vez unificada la bandeja de entrada toca clasificarlos, colocarlos a cada uno en su sitio y para esto no hay mejor forma que utilizando los sistemas de reglas o filtros que ofrecen las aplicaciones de correos. Con un buen conjunto de condiciones y acciones logro que a la carpeta de Recibidos sólo lleguen los correos que realmente requieren de mi atención.
Los filtros que tengo son de 2 tipos:
- Clasificadores:
Son los que sólo se encargan de etiquetar los correos que me llegan y me permiten ver de forma rápida de que trata un correo cuando llega la la bandeja de entrada. Así si llega un correo de un «tema caliente» lo identifico inmediatamente.Clasifico los mensajes de:- Proyectos
- Comunicados oficiales
- Cuentas de correos redirigidas
- Liberadores:
Al empezar a definir un filtro es importante tener claro si quieres solamente clasificar el correo (aplicarle una etiqueta) o si además quieres que no te molesten. Muchos mensajes que recibo sólo los leo al final del día o una vez a la semana, son correos de baja importancia que no quiero que me distraigan y para eso se inventó la acción «Omitir Recibidos (Archivarlo)».- Publicidad
- Blogs y Redes sociales
La gracia de todo esto es que cuando archivas un mensaje automáticamente el software de gestor de correos no te notificará su recepción. ¡Fuera interrupciones!
Con los correos de publicidad, también conocidos como «Spam consentido», me pasó algo muy curioso. Creé una regla que los etiquetaba, los archivaba y marcaba como leídos automáticamente. ¡Eran mensajes que no iba a leer nunca! Así acabé cancelando la subscripción de todos. Si recibís correos de este tipo, no lo dudéis y desregistraros.
Proceso de mejora continua
¿Y ya está? No, esto es el principio. Siempre habrá intrusos que se cuelan en tu bandeja y te obligarán a ir revisando los filtros que tienes o creando algunos nuevos pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.
Así he conseguido yo eliminar el caos en mi bandeja de entrada. ¿Y tú? ¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena?
Imagen cortesía de Digitalnative con licencia Creative Commons.
El Método de las Dos Listas de Berto Pena
La primera vez que leí Organízate con Eficacia
Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.
Lista de entrada
En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.
Lista de salida
En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.
Cómo utilizar las listas
El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.
Lista Permanente
Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.
Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.
Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.
El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.
Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.
Propósitos de año nuevo
Como no podía ser de otra forma la última entrada del Año se la voy a dedicar a los propósitos para el próximo año.
Seguramente ya habrás leído Haz las paces con el pasado y estarás en paz contigo, ya sabes Sin vergüenza ni culpa. Ahora es el momento de empezar a pensar en el futuro, de hacer la carta a los reyes magos, de pensar en tus metas para el año que se avecina.
El 2010 ha sido un buen año para mi, ha nacido mi primera hija y nos hemos tenido que adaptar a una nueva vida. He tenido que reorganizar mi tiempo, deshacerme de muchísimas cosas que no necesitaba y he empezado a centrarme en lo importante. Los que tenéis hijos ya sabreis que quiero decir y los que no ya os enterareis 
. Seguramente de todo esto que me ha entrado con el minimalismo tendré que agradecerselo algún día a mi hija Ariadna.
La idea inicial de este artículo era explicar que para que tus metas del próximo año se cumplan deben ser objetivos medibles, cuantificables, pero eso ya lo ha hecho Omar en Establece Metas de Año Nuevo en Análisis Realista y me gustó su manera de expresarlo así que dejo esta parte en sus manos.
También quería explicar que cuidado con confundir un propósito de año nuevo, algo abstracto y más parecido a un deseo, con un objetivo claro y conciso por que nos podemos encontrar igual que ahora pero un año más viejos pero eso lo ha explicado Jero en Los propósitos no son objetivos y estoy totalmente de acuerdo con él.
Yo este año no tengo objetivos para el próximo año, me daba vergüenza decirlo porque está todo el mundo con esos megaplanes para hacerse millonarios y ser tan guapos como Brad Pitt que la verdad que me daba un poco de corte decir que yo no tengo ningún objetivo concreto pero después de leer Robert y su Un único propósito para 2011 parece que tampoco es tan raro. Mi propósito para el próximo año es seguir simplificando mi vida, seguir el camino que he empezado a caminar estos últimos meses, poco a poco, viendo el paisaje y disfrutando del camino, ya se que no es demasiado concreto pero es que implica tantas cosas que aun estoy haciendo la lista 
Será un camino difícil, con muchas piedras pero no tengo prisa lo importante es llegar. La idea es llegar estableciendo hábitos en mi vida que me permitan poco a poco llevar una vida más simple y saludable. Estos serán en todos los ámbitos:
- Comer más sano
- Ejercicio físico
- Organización personal
- Ejercicio físico
Mi idea es ir adquiriéndolos poco a poco, uno al mes y ir publicando entradas breves explicando los hábitos para que pueda servir de ayuda a otros que estén pasando por lo mismo. Establecer hábitos me permitirá conseguir mis propósitos de una forma natural y sin agobios.
¡Allá vamos!
Imagen cortesía de JohnONolan con licencia Creative Commons.
4 pasos para aprende a ir con la corriente
Seguramente muchos de los que me leéis sois como yo: personas tranquilas. Cuando tengo cosas que hacer, muchas cosas que hacer, me gusta planificarme el tiempo y ver el orden de ejecución de mis tareas pendientes, me gusta crearme mi hoja de ruta e ir tachando tareas acabadas. Es genial la sensación de ir cerrando temas abierto, en mi caso suelen llevar mucho tiempo en el fondo del cajón. Como diría Hannibal del Equipo A Me encanta que los planes salgan bien
pero ¿qué pasa cuando las cosas se tuercen? ¿Qué sucede cuando aparecen imprevistos? Pues sucede que dejamos de ser personas tranquilas y nos ponemos nerviosos, nos aparece el mal carácter y hacemos que todos los que están a nuestro alrededor nos miren como bichos raros ¿Os suena la historia?
La vida es una serie de cambios espontáneos y naturales. No te resistas a ellos – eso sólo crea pesar. Deja que la realidad sea realidad. Deja que las cosas fluyan naturalmente hacia adelante como prefieran.
Lao Tzu
Leyendo el libro Focus de Leo Babauta (la traducción realizada por Homo Minimus) hay un capítulo dedicado a Yendo con la corriente
donde te explica que la vida es algo que se escapa a nuestro control y debemos sobrellevarlo y saber adaptarnos. Leo nos da 9 pasos a seguir para conseguir ir con la corriente
. Yo los resumo en los 4 siguientes:
- Tú no eres dios, hay millones de cosas que se escapan a nuestro control, dependemos de otras personas, eventos, circunstancias que no podemos dominar y que harán que las cosas no siempre salgan como esperamos.
- Sin vergüenza ni culpa, como explicaba en mi anterior artículo lo hecho, hecho está y no lo vas a cambiar así que no pierdas ni un minuto con remordimientos, olvídate del típico Si yo hubiera estado allí, Si hubiera hecho, ... Acéptalo, las cosas están como están, se han repartido nuevas cartas y tenemos que jugarlas.
- Respira hondo varias veces, a mi me ayuda a calmarme y me da unos segundos para coger fuerzas y volver a tomar el control. Párate y aprovecha este tiempo para replantearte la situación, ahora ya no estamos igual que antes y necesitaremos hacer cambios a nuestros planes iniciales.
- Busca la parte positiva no todos los cambios tiene que ser negativos, ¿Has perdido el tren y llegarás tarde a tu cita? ¡Igual en el próximo conoces a tu media naranja! Recuerda
cuando se cierra una puerta, se abre otra
¿Y vosotros tenéis alguna forma de gestionar los impedimentos que os aparecen en el día a día?
Imagen cortesía de Stuck in Customs con licencia Creative Commons.