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18 de abril, 2011

Libera tu vida de papeles

Las personas tenemos la extraña razón de guardar todos los papeles que nos pasan por las manos: saldos del banco, factura, libros de instrucciones, aquella revista en la que aparece la receta de marmitako que algún día haré. ¿Desde que año guardas los tickets de compra de los electrodomésticos? ¿Y los saldos del banco? ¡Nos encanta amontonar papeles!

¿Por qué no debes guardar todos los papeles que pasan por tus manos?

  • Porque no todos los papeles que guardas son realmente útiles. Es verdad que las facturas de compra y las garantías de electrodomésticos deben guardarse 2 años y así muchos otros documentos pero no hace falta guardarte el tickets del supermercado durante semanas.
  • Porque los recuerdos son sensaciones no objetos, no hace falta guardar tus notas de primero de EGB para recordar que aprobaste y que te lo pasabas genial jugando a fútbol con tus amigos ;-) Mi madre aun guarda el libro con el que aprendí a leer, ¡en poco tiempo mi hija podrá utilizarlo! .. ¿Hacía falta guardarlos 30 años?
  • Porque no archivamos cosas sólo las amontonamos, ¿Cuantas veces has buscado un documento en ese cajón en el que seguro que estaba ahí y no lo has encontrado? El problema es que muy pocos de nosotros ordenamos y archivamos de forma coherente y lógica los documentos y eso provoca que no los encontremos cuando los necesitamos.
  • Porque rara vez volvemos a releer un libro, una vez finalizado pasa a ser un recuerdo en tu mente y un espacio ocupado en la estantería. Cuando te acabes un libro pregunta a algún familiar, amigo o compañero si quiere leérselo, anímalo, ¡fomenta la lectura! ¿Te has preguntado nunca que lee tu compañero de trabajo? ¡Te sorprenderá! Pídele que te deje el libro que tenga que más te ha gustado.
  • Porque tendrás más espacio para guardar cosa que realmente necesitas, vaciarás esa enorme estantería llena de libros antiguos o ese cajón lleno de saldos del banco o libros de instrucciones de aparatos que ya no tenemos.
  • Porque te permitirá tener más orden en casa, tendrás menos cachivaches para ordenar y no tendrás toda la mesa llena de papeles.
  • Porque a los niños les encanta el papel y sobre todo romperlo y pintarlo. Así que si tienes niños ya sabes o los guardas bajo llave o los tiras pero si los tiene por el medio tienen los días contados.
  • Porque un almacén digital te permitirá tener toda la documentación accesible en cualquier lugar y la encontrarás fácilmente si tener que desmontar media casa.
  • Porque nunca vas a hacer esa receta que vistes en la revista que tienes junto con las otras 100 así que apúntatela y tira la revista, no ganas nada llenando tu vida de revistas que no te aportan nada y que sólo sirven para acumular polvo.
  • ¡Porque salvaremos bosques! ¿Sabes cuanto árboles se tienen que talar para que tengamos esos documento sobre nuestra mesa? Intenta que directamente esos papeles no lleguen ni a casa, que los envíen en formato digital por ejemplo.

Es fácil decir por no deberíamos acumular papel pero ¿De qué me deshago? ¿Cómo evito tener aquel cajón lleno de papeles o el revistero a rebosar? Yo aquí tengo 3 reglas:

  1. Si no lo tienes no lo vas a poder guardar. Muchas de los papeles que guardamos actualmente se pueden obtener en formato digital, por ejemplo la mayoría de empresas de servicios están ofreciendo a los usuario la posibilidad de consultar sus facturas on line y no te la envían a casa ¿Aún recibes por correo las facturas de la luz, gas, agua o teléfono?¿Y los saldos del Banco? ¡Pues ya tardas! Cuando acabes de leer este artículo :-P apunta en tu lista de próximas acciones consultar las web de las empresas que te envían correo y mira si puedes evitarlo.
  2. Digitalizar. Para los documentos de los cuales no necesito el original (pe. Garantías de productos, tickets de compra, etc.) estos los escaneo y los archivo en mi Evernote, les asigno las etiquetas convenientes, le pongo un título descriptivo y me olvido. Cuando lo necesito ya sea en casa o en la playa con mi móvil podré acceder a él. Además evernote tiene la capacidad de buscar textos dentro de las imágenes así que las búsquedas son mucho más rápidas y fáciles.
    ¿Guardas aquella revista por aquel artículo tan interesante? ¡Escanealo y a tu archivo digital!
  3. Agrupar y archivar. Para los documentos que necesitas guardar en papel hay que establecer un sistema que nos permita acceder de forma fácil. Lo primero sería digitalizarlo, como comentaba en el punto anterior, de esta forma una primera búsqueda en nuestro PC nos permitirá refrescar la memoria. La documentación de productos en garantía guárdala toda junta: Grapa el ticket de compra a la garantía y con el libro de instrucciones ponlo todo junto así te será más fácil localizarlo.
  4. Repasa tu archivo periódicamente. Una vez guardado un documento tendemos a guardarlo durante años cuando realmente la mayoría no tienen una validez muy temporal así que periódicamente guárdate un rato para repasar tu archivo físico y ver que documentos ya no sirven: albaranes de entrega de artículo, tickets de compra, recibos, etc.

¿Y vosotros guardáis muchos documentos o tenéis algún sistema para simplificar vuestro archivo?

Imagen cortesía de FeatheredTar con licencia Creative Commons.

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  1. abr 18 2011

    Un post la mar de útil. Se que quieres decir, mantengo un mínimo archivo con documentación de la administración y poca cosa más. Me dedico a guardar en Evernote el resto. Lo más importante desprendernos de lo no indispensable, a veces parece que suframos un síndrome de Diogenes administrativo.

    Responder
    • abr 18 2011

      La verdad que una aplicación como Evernote te simplifica mucho la vida, con su sistema de reconocimiento de imagen ¡es genial!

      Responder
  2. abr 24 2011

    Recibo prácticamente todas las facturas por correo electrónico. Al principio hay que dedicar un tiempo en registrarse en la web y pedir que lo envíen todo en formato digital en lugar de enviarlo en papel, pero luego compensa.
    Procuro hacer revisión de todos mis papeles cada cierto tiempo, al menos un par de veces al año.
    En cuanto a los libros, tienes toda la razón, si no vas a leerlo otra vez ¿para qué almacenarlo? Últimamente estoy donando muchos libros, quiero dejar sólo los que son muy buenos y seguramente volveré a leer o a consultar.
    Un saludo.

    Responder
    • abr 25 2011

      ¡Coincido contigo Luis José!

      Yo hace un año me compré un Kindle y se acabó eso de comprar libros en papel, ahora todo digital. ¡Es increible el partido que le sacas si te gusta leer!

      Responder

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  1. Bitacoras.com

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