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24 de octubre, 2011

El Método de las Dos Listas de Berto Pena

Metodo de las Dos Listas

La primera vez que leí Organízate con Eficacia de David Allen pensé que eso de GTD era muy complicado, que era demasiado complejo y que yo con mi lista de tareas en un post-it tenía suficiente. ¿Te suena la historia? ¿Te encuentras en esa situación? En este artículo no voy a intentar convencerte de lo contrario. Voy a explicarte un método mucho más sencillo que te puede ayudar a empezar a organizarte de una forma sencilla y rápida.

Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.

Lista de entrada

En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.

Lista de salida

En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.

Cómo utilizar las listas

El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.

Lista Permanente

Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.

Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.

Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.

El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.

Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.

13 Comentarios Escribir un comentario
  1. oct 24 2011

    Muy bueno. Ahora, ¿hasta cuantas tareas sugieres que sea práctico llevar en la lista de entrada? Me refiero a esto por el tiempo de revisión de la lista.

    Saludos

    JC
    http://comomeorganizo.blogspot.com/

    Responder
    • oct 24 2011

      ¡Hola JC!

      Aunque yo utilizo GTD como sistema para gestionar mis tareas. Para el día a día el método de las Dos Listas me ayuda a centrarme en lo realmente importante, en las MIT de cada día.

      Para mi el límite de la Lista de Entrada está en unas 30 tareas, a partir de ahí empieza el ruido. El problema no es el tiempo que le dedico a decidir que pasar a la Lista de Salida sino que me puede hacer perder lo que realmente es importante. Demasiadas tareas puede hacerte perderte el norte y creo que lo realmente útil de este método es justamente eso: coger el hábito de decidir que es realmente lo más importante que tienes que hacer mañana.

      Un saludo,

      Jordi.

      Responder
      • oct 25 2011

        Jordi:

        La clave está como bien dices en la cantidad de tareas de tu lista que la ubicas en unas 30. Número más o número menos es claro que si la cantidad de tareas es limitada el método es sencillo elegante y eficaz.

        Uso un esquema similar en cuanto a poner en blanco y negro las tareas obligatorias del día al principio, pero lo tuve que elaborar más para el manejo de un volumen de tareas demasiado elevado. Cuando el número crece, hay que agregar más “administración” porque se salen las cosas de pista. Jero ahi menciona el tema de los contextos, lo cual uso y ayuda bastante.

        Saludos

        JC

        Responder
  2. oct 25 2011

    Hace tiempo que yo también leí el libro, y reconozco su valor. Sin embargo, siento que el método de las 2 listas simplifica peligrosamente la gestión de tareas, al eliminar los contextos.

    Es posible que este método funcione en algunos casos, pero para los que trabajamos en 4-5 contextos diferentes, no resulta muy práctico.

    Responder
    • oct 25 2011

      Coincido contigo Jero, en la Lista de Entrada se genera mucho “ruido”, en gran parte por la falta de contextos.

      Yo de este método me quedo con la revisión diaria al final del día. Creo que es muy importante tener claro cuales son los temas capitales a abordar al día siguiente. En realidad no deja de ser un método para seleccionar las Tareas Más Importantes, tema del que tu ya has hablado en tu blog.

      Gracias por el comentario,

      Jordi.

      Responder
  3. oct 26 2011

    También creo que hay que mencionar que Berto siempre se ha caracterizado por proponer la primera solución. Es decir, el acercamiento bastante simple e intuitivo para alguien que no sabe nada de productividad (que es la gran mayoría de la gente). Esto para un absoluto principiante comparado a GTD completo ¡es una maravilla!

    Así que resumiendo, sí, el método es simple, pero tiene un valor incalculable para aprender y un par de meses en los que estamos más cerca de dejar la productividad por compleja que por seguir mejorando.

    Un saludo Jordi

    Responder
  4. oct 28 2011

    Muchas gracias por hacerte eco de este sencillo método. Eres de los pocos de la comunidad productiva que lo ha hecho :-)

    Como apunta Iago está orientado a personas que, o bien desconocen el mundo de la Productividad Personal y quieren empezar a organizarse; o bien, como yo, que no necesitamos un sistema más avanzado.

    A título personal mo me interesa dar ni soluciones ni alternativas a los que utilizan GTD y se consideran productivos. Sino al 90% de las personas que trabajan sin ni tan siquiera una planificación diaria.

    Responder
  5. oct 28 2011

    Es lo que me gusta de este método: su simplicidad.
    Entiendo a JC y Jero cuando alertan de que se puede quedar corto, para muchas personas será así y para eso pueden organizarse con GTD.

    Como bien comentais esto es para alguien principiante, para esa persona este método puede ser genial. Si a la larga necesita más, ¡seguro que sabrá donde buscar!

    Muchas gracias por vuestros comentarios.

    Responder
  6. Jesús
    nov 6 2011

    Pues a mi me parece que es otra forma de explicar parte de GTD.

    Le llama “entrada” a “próximo”, “salida” a “hoy” y la “tercera lista” no deja de ser “algún día/tal vez”.

    A lo mejor no lo he entendido bien y hay alguna diferencia más, pero no me parece más que otra manera distinta de aproximarse al GTD. Por otra parte me parece una forma muy válida de entenderlo

    Responder
    • nov 6 2011

      Tiene cosas de GTD, en cierta forma es una simplificación del sistema pero que permite una organización clara y sobre todo establece claramente cuando repasar las listas y centrarte en lo puntos importantes para el día siguiente que para mi es algo que David Allen no explican en su método y que es súmamente importante.

      Responder
  7. Emigdio
    oct 14 2013

    He encontrado esto animado a empezar a tantear el mundo GTD. :)

    Me parece interesante esta aproximacion dado que como algunos han comentado, entrar de lleno en GTD a tope es duro.

    Que herramientas sugieres para este metodo simple ? Papel, alguna app en concreto ? excel ?

    Un saludo
    PD: Ya estas en mis favoritos ;)

    Responder
    • oct 16 2013

      ¡Bienvenido Emigdio!

      Yo estoy de acuerdo que entrar a GTD es durillo, bueno es como las dietas de adelgazamiento: no sirven de nada si a media semana te das un descanso y te pegas un festín.
      GTD no es complejo pero requiere de ser constante. Además no todo el mundo requiere utilizar GTD, es posible que con un método más simple obtengas mejores resultados.

      Yo en mi trabajo diario utilizo el método de las dos listas. He probado de utilizar Wunderlist como sistema para mantener las lista pero al final lo que mejor se adapta a mi día a día es una solución de baja tecnología: la lista de entrada la gestiono con una libreta y lista de salida la escribo cada día en un post-it o una hoja Hipster PDA.

      Te recomiendo que utilices llo que mejor se adapte a ti. Si necesitas tener la lista disponible en cualquier lugar, prueba a utilizar Wunderlist. Pero si, al igual que yo, vas a utilizarlo para gestionar tus tareas de la oficina, mejor papel y lápiz.

      Saludos,

      Responder

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  1. Bitacoras.com

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