Cómo mantengo mi bandeja de entrada a cero
¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena? Yo, después de mucho tiempo peleándome con ella, he conseguido mantenerla vacía.
Es una lucha constante pero tiene muchos beneficios. Te permite focalizar, centrarte en lo que realmente requiere de tu atención, sin distracciones, sin tener que pasar mil veces por mensajes antiguos. A continuación os explicaré los puntos claves que me han permitido conseguirlo.
Un único centro de operaciones
Lo primero que hay que lograr es tener un campo base, único punto de entrada para todos los correos que recibes. Yo tengo varias cuentas de correos, algunas son de Gmail y otras no, pero todas están redirigidas a la principal, es la forma más rápida y efectiva de controlar todo los mensajes que me llegan. Simplemente con este pequeño cambio he ahorrado mucho tiempo.
Los filtros son la clave
Una vez unificada la bandeja de entrada toca clasificarlos, colocarlos a cada uno en su sitio y para esto no hay mejor forma que utilizando los sistemas de reglas o filtros que ofrecen las aplicaciones de correos. Con un buen conjunto de condiciones y acciones logro que a la carpeta de Recibidos sólo lleguen los correos que realmente requieren de mi atención.
Los filtros que tengo son de 2 tipos:
- Clasificadores:
Son los que sólo se encargan de etiquetar los correos que me llegan y me permiten ver de forma rápida de que trata un correo cuando llega la la bandeja de entrada. Así si llega un correo de un «tema caliente» lo identifico inmediatamente.Clasifico los mensajes de:- Proyectos
- Comunicados oficiales
- Cuentas de correos redirigidas
- Liberadores:
Al empezar a definir un filtro es importante tener claro si quieres solamente clasificar el correo (aplicarle una etiqueta) o si además quieres que no te molesten. Muchos mensajes que recibo sólo los leo al final del día o una vez a la semana, son correos de baja importancia que no quiero que me distraigan y para eso se inventó la acción «Omitir Recibidos (Archivarlo)».- Publicidad
- Blogs y Redes sociales
La gracia de todo esto es que cuando archivas un mensaje automáticamente el software de gestor de correos no te notificará su recepción. ¡Fuera interrupciones!
Con los correos de publicidad, también conocidos como «Spam consentido», me pasó algo muy curioso. Creé una regla que los etiquetaba, los archivaba y marcaba como leídos automáticamente. ¡Eran mensajes que no iba a leer nunca! Así acabé cancelando la subscripción de todos. Si recibís correos de este tipo, no lo dudéis y desregistraros.
Proceso de mejora continua
¿Y ya está? No, esto es el principio. Siempre habrá intrusos que se cuelan en tu bandeja y te obligarán a ir revisando los filtros que tienes o creando algunos nuevos pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.
Así he conseguido yo eliminar el caos en mi bandeja de entrada. ¿Y tú? ¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena?
Imagen cortesía de Digitalnative con licencia Creative Commons.
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Hola jordi,
Buenísima sintesis de los elementos principales para mantener una bandeja de entrada útil (por limpia). Los filtros requieren su esfuerzo y muchos no son nada intuitivos pero son sin duda la verdadera máquina que te hace ir más rápido. Merecen una atención especial porque significan automatizar trabajo y para procesar la mayoria de emails, no hay ningún motivo por el que hacerlo artesanalmente. Un saludo!
¡Efectivamente Iago! Los filtros te permiten automatizar una gran parte del trabajo y permitirte y lo más importante para mi: evitar distracciones.
Gracias por tu comentario
Estimado Omar, nunca defraudas con tus iniciativas, la de este post me ha gustado mucho, me ha abierto la mente a nuevas iniciativas que se me habían pasado de largo (en mi descargo es que mi correo es modesto en cantidad) no obstante intuyo unas posibilidades enormes en las herramientas que disponemos en las cuentas de correo.
Estudiaré detenidamente el tema que abre en mi…
Un cordial saludo
Ávalon
Perdona Jordi mi torpeza, te he llamado Omar, pero era tu artículo y a tí a quien me refería
Un abrazo y mis disculpas
Ávalon
¡Tranquilo Ávalon! siempre que me confundas con mi estimado Omar no habrá problemas
Espero que el artículo te sea de ayuda y muchas gracias por tu comentario.
holaaa jordi, tengo 2345 y lo que hago es crear carpetas pero ya se me ha vuelto inmanejable, sabes donde consigo mas informacion sobres los filtros?
Reynaldo,
Yo te recomendaría que te pases por el blog de Berto Pena y le des un vistazo a los artículos que tienes etiquetados con filtros inteligentes. Tiene mucho material sobre este tema que te podrá ser de mucha ayuda.
¡Ánimos!
Me parece excelente tu artículo. El email puede ser una herramienta magnífica o un monstruo que te esclaviza.
La estrategia de mantener el buzón de correo a cero es una de las que uso habitualmente, asi como otras y un par de herramientas muy útiles que explico en mi artículo:
http://www.creandonegocios.com/6-secretos-productivo-correo/
Un abrazo y sigue con tu excelente labor divulgativa.
Gracias Francisco!
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta tan usual e imprescindible como peligrosa. Es importante saber utilizar adecuadamente para sacarle el máximo provecho.
He leído el post que tienes al respecto y lo he encontrado muy, muy útil. Consejos prácticos para el día a día.