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Archivada por octubre 2011

24
oct

El Método de las Dos Listas de Berto Pena

Metodo de las Dos Listas

La primera vez que leí Organízate con Eficacia de David Allen pensé que eso de GTD era muy complicado, que era demasiado complejo y que yo con mi lista de tareas en un post-it tenía suficiente. ¿Te suena la historia? ¿Te encuentras en esa situación? En este artículo no voy a intentar convencerte de lo contrario. Voy a explicarte un método mucho más sencillo que te puede ayudar a empezar a organizarte de una forma sencilla y rápida.

Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.

Lista de entrada

En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.

Lista de salida

En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.

Cómo utilizar las listas

El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.

Lista Permanente

Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.

Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.

Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.

El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.

Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.

10
oct

Acéptalo, el día tiene 24 horas

Lista de acciones

Desde hace unos meses tengo el blog abandonado. Desde antes de vacaciones mi lista de cosas para hacer se han multiplicado y cada día tiene más tareas. Hace algún tiempo me hubiera hundido, habría caído en el típico “¡No tengo tiempo!” o “¡Si los días tuvieran más de 24 horas!” y el estrés me habría bloqueado. Lo aprendido sobre productividad personal en los últimos años me ha ayudado a encarar la situación de una forma diferente, a buscar soluciones.

Cuando la lista de cosas por hacer te supera lo normal es bloquearse. Intentas empezar muchas cosas a la vez, para avanzar pero es como nadar contracorriente: por más brazadas que des siempre estás en el mismo sitio pero con menos fuerzas. Si te vuelves a encontrar esta situación dale un vistazo a la lista de consejos que encontrarás a continuación. A mí me ha ayudado a centrarme y a avanzar.

  • Acéptalo, el día tiene 24 horas. ¿Qué pasaría si los días tuvieran más de 24 horas? ¡Nada! Las cosas seguirían igual porque lo que realmente pasa es que nos engañamos a nosotros mismo. No nos falta tiempo, lo que nos falta es ser sinceros con nosotros mismo y con nuestras prioridades.
    Tú eres el responsable distribuirte el tiempo que tienes entre las tareas que tienes que hacer. Sólo intenta que al final del día, antes de ir a dormir, puedas descansar tranquilo pensando que hiciste todo lo que pudiste, todo lo que para ti era importante, prioritario.
  • Revisa tu día a día, busca fugas de tiempo y aprovéchalas. Cuando se te acumulan las tareas para hacer una de las primeras cosas que se te pasan por la cabeza es que estas perdiendo el tiempo en algún momento del día. Para responderme a esta duda hice un ejercicio que os recomiendo encarecidamente: Me hice un horario con todo lo que hacías durante un día, necesitaba encontrar la fuga de tiempo, ver si realmente en cada momento estaba haciendo lo que quería y realmente era importante.
    Es posible que después de apuntar todas las tareas que haces diariamente no encuentres ninguna fuga de tiempo, es lo que me pasó a mí pero me ayudó a ver que la hora de comer que tengo en el trabajo puede ayudarme a matar algunas tareas de mi lista como por ejemplo ir al banco, responder correos personales, ir al supermercado y comprar la cena.
  • Simplifica, céntrate en lo importante. Si ya has aceptado que el día tiene 24 horas y además tienes un horario con todo lo que haces durante el día, seguramente habrás llegado a la conclusión que hay muchas cosas que no vas a poder hacer. Elimínalas de tu lista y de tu cabeza. Si hay alguien esperando que lo hagas, dile que no, que no lo puedes hacer. Mientras antes se lo digas más posibilidades tendrá esa persona de aceptarlo y adaptarse a la nueva situación.
    Céntrate en lo que es realmente importante para ti.
  • Si eliges hacer una tarea en concreto, también eliges no hacer las otras tareas
    Jeroen Sangers

  • GTD no te va a llevar a tu destino pero te ayudará a ver el camino con más claridad. Ni GTD, ni Autofocus, ninguno de los métodos sobre los que has leído te va a salvar, ninguno va a hacer las cosas por ti pero si que te van a ayudar a llevar a buen puerto las tareas que te quedan en la lista. En estos momentos de estrés, en vez de liarme la manta a la cabeza, me paré, me centré y repasé como estaba aplicando GTD en ese momento. Descubrí que el agobio estaba minando mi forma de trabajar así que volví a empezar desde cero. Empecé a vaciar mi mente y recopilar todo lo que pasaba en mi evernote. Paso a paso y tranquilamente.

A mi estos consejos me han sido de mucha ayuda para poder centrarme y no poder avanzar seguro y sin estrés. Estoy más tranquilo, he quitado de mi lista tareas que no eran de vital importancia y vuelvo a tener todo bajo control. Mi lista de próximas acciones contiene lo que realmente puedo hacer.
Uno de los grandes beneficiados con mi vuelta a la normalidad va a ser mi blog ya que podré volver a dedicar un tiempo a la semana para escribir en simplicidad extrema.

¿Y tú? ¿Consigues mantener el control en momentos en los que la acumulación de trabajo te supera? ¡Comparte tus secretos!

Imagen cortesía de Mitchell Bartlett con licencia Creative Commons.