El Método de las Dos Listas de Berto Pena
La primera vez que leí Organízate con Eficacia
Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.
Lista de entrada
En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.
Lista de salida
En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.
Cómo utilizar las listas
El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.
Lista Permanente
Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.
Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.
Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.
El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.
Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.
Acéptalo, el día tiene 24 horas
Desde hace unos meses tengo el blog abandonado. Desde antes de vacaciones mi lista de cosas para hacer se han multiplicado y cada día tiene más tareas. Hace algún tiempo me hubiera hundido, habría caído en el típico “¡No tengo tiempo!” o “¡Si los días tuvieran más de 24 horas!” y el estrés me habría bloqueado. Lo aprendido sobre productividad personal en los últimos años me ha ayudado a encarar la situación de una forma diferente, a buscar soluciones.
Cuando la lista de cosas por hacer te supera lo normal es bloquearse. Intentas empezar muchas cosas a la vez, para avanzar pero es como nadar contracorriente: por más brazadas que des siempre estás en el mismo sitio pero con menos fuerzas. Si te vuelves a encontrar esta situación dale un vistazo a la lista de consejos que encontrarás a continuación. A mí me ha ayudado a centrarme y a avanzar.
- Acéptalo, el día tiene 24 horas. ¿Qué pasaría si los días tuvieran más de 24 horas? ¡Nada! Las cosas seguirían igual porque lo que realmente pasa es que nos engañamos a nosotros mismo. No nos falta tiempo, lo que nos falta es ser sinceros con nosotros mismo y con nuestras prioridades.
Tú eres el responsable distribuirte el tiempo que tienes entre las tareas que tienes que hacer. Sólo intenta que al final del día, antes de ir a dormir, puedas descansar tranquilo pensando que hiciste todo lo que pudiste, todo lo que para ti era importante, prioritario. - Revisa tu día a día, busca fugas de tiempo y aprovéchalas. Cuando se te acumulan las tareas para hacer una de las primeras cosas que se te pasan por la cabeza es que estas perdiendo el tiempo en algún momento del día. Para responderme a esta duda hice un ejercicio que os recomiendo encarecidamente: Me hice un horario con todo lo que hacías durante un día, necesitaba encontrar la fuga de tiempo, ver si realmente en cada momento estaba haciendo lo que quería y realmente era importante.
Es posible que después de apuntar todas las tareas que haces diariamente no encuentres ninguna fuga de tiempo, es lo que me pasó a mí pero me ayudó a ver que la hora de comer que tengo en el trabajo puede ayudarme a matar algunas tareas de mi lista como por ejemplo ir al banco, responder correos personales, ir al supermercado y comprar la cena. - Simplifica, céntrate en lo importante. Si ya has aceptado que el día tiene 24 horas y además tienes un horario con todo lo que haces durante el día, seguramente habrás llegado a la conclusión que hay muchas cosas que no vas a poder hacer. Elimínalas de tu lista y de tu cabeza. Si hay alguien esperando que lo hagas, dile que no, que no lo puedes hacer. Mientras antes se lo digas más posibilidades tendrá esa persona de aceptarlo y adaptarse a la nueva situación.
Céntrate en lo que es realmente importante para ti. - GTD no te va a llevar a tu destino pero te ayudará a ver el camino con más claridad. Ni GTD, ni Autofocus, ninguno de los métodos sobre los que has leído te va a salvar, ninguno va a hacer las cosas por ti pero si que te van a ayudar a llevar a buen puerto las tareas que te quedan en la lista. En estos momentos de estrés, en vez de liarme la manta a la cabeza, me paré, me centré y repasé como estaba aplicando GTD en ese momento. Descubrí que el agobio estaba minando mi forma de trabajar así que volví a empezar desde cero. Empecé a vaciar mi mente y recopilar todo lo que pasaba en mi evernote. Paso a paso y tranquilamente.
Si eliges hacer una tarea en concreto, también eliges no hacer las otras tareas
Jeroen Sangers
A mi estos consejos me han sido de mucha ayuda para poder centrarme y no poder avanzar seguro y sin estrés. Estoy más tranquilo, he quitado de mi lista tareas que no eran de vital importancia y vuelvo a tener todo bajo control. Mi lista de próximas acciones contiene lo que realmente puedo hacer.
Uno de los grandes beneficiados con mi vuelta a la normalidad va a ser mi blog ya que podré volver a dedicar un tiempo a la semana para escribir en simplicidad extrema.
¿Y tú? ¿Consigues mantener el control en momentos en los que la acumulación de trabajo te supera? ¡Comparte tus secretos!
Imagen cortesía de Mitchell Bartlett con licencia Creative Commons.
Consejos para que tu entorno no mine tu productividad
Siempre que se habla de productividad nos centramos en nosotros mismos. Intentamos poner en marcha sistemas de productividad como GTD, o Autofocus, o intentamos matar tareas con la técnica Pomodoro pero ¿qué pasa con nuestro entorno?
Nunca trabajamos solos, siempre colaboramos con otras personas. Nuestros jefes nos piden cosas, nuestros clientes nos solicitan nuevos requerimientos, tus compañeros te reclaman aquel documento que tienes pendientes.
Personalmente la comunicación con mi entorno ha sido durante mucho tiempo uno de mis grandes problemas. Muchas veces recibes un mensaje tan abstracto que conseguir entender y asimilar lo que se requiere de ti puede ser una odisea. Los últimos meses he estado estudiando la raiz del problema, viendo el porqué y poniendo en marcha algunos trucos que me han sido de mucha ayuda y me han permitido hacer mejor mi trabajo. Aquí os dejo mis consejos y conclusiones por si os sentís identificado con la situación que explico.
- Antes de empezar ten claro cuál es tu parte del pastel.
Hace unos meses nos llegó a la oficina un proyecto urgente que implicaba a varias personas de varios departamentos. Se nos envió la lista de tareas a realizar a todos los implicados y la fecha límite para entregarla. Genial, ¿no? ¡Pues no! En ningún momento se asignó un responsable concreto a cada tarea con lo cual cada persona empezó a realizar las tareas que entendía que eran de su competencia. A tres días de la entrega nos encontramos con una gran parte de trabajo sin realizar, en tierra de nadie (documentación, presentaciones, etc.). El tema se solución trabajando intensamente durante todo un fin de semana y me dejó una gran lección aprendida: Antes de empezar un proyecto identifica tus tareas y sus dependencias.
Lo ideal que todas las tareas tengan nombre y apellidos, un responsable asignado. Si no es así recuerda que “No hay preguntas tontas”, así que infórmate de que se espera de ti. - Pide a tus interlocutores que sean claros y concretos. Cuando tu jefe te pide que realices una tarea, es vital saber que se espera y para cuando (fecha límite). Tener claro el objetivo y reconocer cuando lo has cumplido es crítico para que puedas avanzar en todos los temas que tienes sobre la mesa.
Hay muchas personas que transmiten una vaga idea de lo que esperan de los demás y si te pones a trabajar con esa información es muy probable que tú trabajo no del resultado esperado.
Cuando te encuentre en esta situación habla con tus compañeros o jefe y transmíteles de forma clara que necesitas que se definan de forma concreta las tareas que has de realizar. Si no lo tienen claro, improvisa una pequeña sesión de brainstorming y da ideas de lo que podrías hacer para cumplir con la tarea. ¡Funciona!
Otra cosa que suelo hacer, después de acordado el objetivo de la tarea, es repetirle a esa persona lo que he entendido de la tarea y lo que le entregaré cuando la acabe. Una conversación del tipo “… ¡Vale! Si lo he entendido bien lo que necesitas es que te entregue un documento en el que explique… bla, bla, bla.”. Este ejercicio os evitará muchos malentendidos y os ahorrará horas de trabajo innecesarias. - Practica con el ejemplo. Piensa que cuando necesitas algo de otra persona lo más importante es que ella lo sepa y tenga claro el objetivo, lo que tu esperas. Si tu quieres que ellos te pidan las cosas de forma clara.
Siempre debes dejar claro Qué+Cuando+Cómo para cualquier tarea, que esperas, para cuando lo necesitas y como esperas que lo plantee.Señor, hazme rápido y preciso
Mel Gibson en El Patriota
Yo desde hace tiempo tengo entre mis favoritos de evernote el artículo Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz de Berto donde ofrece unas regla sencillas para escribir correos tareas. Imprímetelo y tenlo siempre cerca antes de escribir un correo-tarea
Y tú ¿qué problemas te encuentras a la hora de trabajar en equipo? ¿Tienes algún consejo para lidiar con este tipo de problemas?
Imagen cortesía de ironskyfilm con licencia Creative Commons.
El pequeño equipo
¿Recuerdas cuando eras un niño? ¿Recuerdas cuando jugar a la pelota era sólamente eso, un juego?
Hace unos días me enviaron este vídeo, “L’equip petit” (el pequeño equipo) que trata sobre el Margatània FC. Se trata de un equipo de futbol de niños que siempre pierde.
Hace años mi hermano pequeño estuvo jugando en un equipo como el Margatània FC, también perdian. Era normal ver a uno de los defensas laterales estar jugando con la tierra mientras su equipo atacaba o al portero apartarse cuando chutaban los contrarios por que “chutan muy fuerte”. También era habitual ver cómo los padres les gritaban a ellos, motivándoles a ganar o quejándose del árbitro. ¿Realmente el objetivo era ganar? ¿Ser el primero de la liga al final de la temporada? ¿Descubrir al nuevo Messi? Si eso era lo que motivaba a los padres a llevar dos veces en semana a sus hijos a entrenar o recorriendo los pueblos de alrededores los sábados por la mañana se equivocaban. Todo esto era para los niños se diviertan.
Es una gozada ver el vídeo, ver a los niños explicar los partidos, la felicidad con la que juegan. Es genial ver las entrevistas a los padres, sus risas. Tanto padres como hijos tienen el mismo objetivo cuando van al partido: Pasárselo bien.
El vídeo es en catalán con subtítulos en inglés. Si tenéis 10 minutos libres os recomiendo que lo miréis, después tendréis una sonrisa en la cara.