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25
ene

Consejos para utilizar Google Tasks como gestor de tareas

Google Tasks
Si eres usuario de Gmail seguramente habrás visto alguna vez la aplicación de tareas que incluye. Es una herramienta simple que para muchas personas es ideal ya que permite tener en un mismo entorno su gestor de correos electrónicos y de tareas. Yo la utilicé durante bastante tiempo, es una aplicación sencilla y flexible a la que se le puede sacar mucho jugo, a continuación encontrarás algunos consejos que me fueron muy útiles para implementar mi sistema de gestión de tareas con Google Tasks.

Haz de la lista por defecto tu bandeja de entrada.
Lo primero que tienes que hacer es establecer tu punto de entrada, donde enviaras todas las tareas que tengas que hacer, dale un nombre como «Inbox» o «Bandeja de entrada», lo suficientemente claro.
La aplicación te permite crear todas las listas que desees. Como mínimo deberías definirte las siguientes:

  • Bandeja de entrada, donde darás de alta todas las nuevas tareas.
  • Próximas acciones, para acceder rápidamente a todas las acciones a realizar lo antes posible.
  • Delegadas, donde estarán las acciones que están esperando que las haga otra persona.
  • Algún día/quizás, para las tareas que realizarás posiblemente en el futuro.

Plantéate cómo vas a diferenciar entre proyectos y contextos.
Si eres seguidor de GTD, plantéate cómo vas a organizar a los contextos y proyectos.
Yo los proyectos los informaba en el campo de Notas, dentro de cada tarea para que siempre estuvieran visible en la lista.
Para los contextos te propongo dos opciones:

  • Reemplazar la lista de Próximas acciones por varias listas, una por cada contexto. Yo tenía las listas de @Oficina, @Casa y @Encargos para guardar las acciones que debía de realizar lo antes posible.
  • Añadir, a la lista de Próximas acciones, los contextos como tareas y las acciones como subtareas. A continuación podrás ver cómo quedaría:

Google Tasks

La decisión final es tuya, dependiendo del volumen de contextos y acciones que se tengan que gestionar tendrás que utilizar el método que mejor se adapte a ti.

Aprovéchate la integración con todo el ecosistema de Google.
Junto a su simplicidad, la compatibilidad con totas las herramientas de Google es su otra gran característica. Desde Gmail podrás añadir un correo a tu lista como una tarea con un clic, cuando estés revisando tu calendario tendrás siempre visible tus próximas acciones, etc. Es un auténtico panel de control.

Úsalo como una aplicación de escritorio
Durante el día suelo acceder muy poco a Gmail, utilizo Google Tasks de forma aislada con el gadget de iGoogle. De esta forma puedes abrir tus listas como un programa instalado en tu equipo. Gracias al navegador Chrome, puedes lanzar cualquier web como una aplicación normal y corriente. Si vas al menú Herramientas > Crear accesos directos a aplicaciones… te creará un icono del Google Tasks en el escritorio y otro en la barra de tareas que te permitirán acceder a tus tareas con un sólo clic.

Encontrará más información en el artículo Fullscreen Google Tasks

Exprime tu smartphone o tablet
Tanto Android como iOS tienen disponibles aplicaciones que te permitirán gestionar tus tareas de forma ágil y eficiente. Suelen ser aplicaciones que trabajan offline y se van sincronizando periódicamente para facilitar el trabajo desde tu smartphone.

Realmente Google Tasks es una aplicación sencilla que nos ofrece un conjunto de funcionalidades más que suficientes para la mayoría de nosotros. Si no la has probado, te recomiendo que le des una oportunidad.
Y tú, ¿la has utilizado alguna vez? ¿Tienes algún truco para compartir?

17
ene

Cómo reducir tus gastos hormiga

¿Cuántas veces llegas a final de mes sin saber en qué te has gastado tu dinero? Vas a buscar dinero a tu cartera y ves que está vacía, ¿te suena? Seguro que sí, seguro que te has encontrado más de una ocasión es esta situación. Normalmente este hecho se produce cuando vas gastando reducidas cantidades de dinero cada día de forma casi inconsciente. Suele tratarse de importes minúsculos, que pasan desapercibidos pero pueden llegar a complicarte la vida. Son los denominados gastos hormiga.

Gastos hormiga

La mayoría de estos desembolsos los sueles hacer en efectivo, llevas 10 o 20 euros en la cartera y cuando te das cuenta ya no están. Empiezas a pensar donde los has gastado pero no recuerdas haber comprado nada fuera de lo normal. Lo que no recuerdas es que ese billete lo descambiaste para pagar el café en la cafetería de camino al trabajo, después echaste unas monedas para a la máquina expendedoras de snacks, etc.

Los gastos hormiga son: El café matinal antes de entrar a trabajar, el snack de la máquina expendedora para matar el gusanillo, el refresco después de trabajar o salir del gimnasio, las cenas del fin de semana con los amigos, el tabaco, etc.
¿Te suenas este tipo de gastos? Seguramente podrías vivir felizmente sin muchas de estas cosas.

Pasos a seguir para reducir los gastos hormiga

Estos gastos son como un grifo que gotea, cuando ves caer unas pocas gotas no pasa nada pero si no lo arreglas pronto, gota a gota, día a día al final te generán un problema.

Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco..

Aquí van unas cuantas ideas para intentar minimizar este tipo de gastos:

1. Anota todos tus gastos y revísalos
El primer paso para tener el control es auditando tus gastos. Si sabes dónde gastas tu dinero, podrás buscar soluciones.
Apunta todos tus gastos en una libreta. Es imprescindible que hagas un registro exhaustivo de cualquier céntimo de euro que salga de tu bolsillo.
Al final de la semana, revisa tus anotaciones, agrupalos por conceptos y saca tus propias conclusiones.

Yo anoto todos mis gastos, me gusta saber dónde va a parar mi dinero. Pero si eres de los que le aburren las finanzas personales, inténtalo durante una semana al mes. Con eso será suficiente para detectar “los agujeros negros” de tu economía.
Si tienes un Smartphone, te recomiendo que busques una aplicación para registrar tus gastos. Hay muchas gratis y son muy prácticas.

2. Reduce y busca alternativas
Con tu lista de gastos semanales auditada es el momento de ver en que podemos reducir tus gastos. El tema es simple:

  • Si fumas, reduce el número de cigarrillos diarios.
  • Si eres de los que toma varios cafés al día, llévate al trabajo un termo.
  • Ves al supermercado y cómprate un paquete de galletas, así no hará falta malgastar monedas en la máquina expendedora de snacks.
  • Preparad cenas en casa de amigos. Cada semana en casa de uno diferente y que cada uno lleve un plato. Recuerda que lo importante es la compañía.

Como ves hay muchas cosas que puedes hacer sin tener que privarte de nada.

3. Establece un presupuesto semanal para tus gastos y llévalo en efectivo
Para garantizar el éxito de los pasos anteriores una buena práctica suele ser llevar en la cartera sólo el dinero que puedes gastar durante la semana. El lunes a primera hora ves al cajero automático y extra el dinero para toda la semana.

Te recomiendo que no seas radical a la hora de replantearte este tipo de gasto, no empieces por eliminarlos todos de golpe. La mayoría de ellos son pequeños caprichos que te sacan de la monotonía, son pequeñas capsulas de felicidad. En mi caso he eliminado completamente los gastos en snacks, los llevo de casa pero me es imposible no tomar un café a mitad de la jornada laboral. ¿Y tú qué haces para reducir tus gastos hormiga?

Imagen cortesía de Images_of_Money con licencia Creative Commons.

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10
ene

Killer plan: Cómo conseguir tus objetivos de año nuevo en 100 días

¿Te has preparado una lista de propósitos para el 2013? Tengo un sistema que te puede ayudar a conseguirlos. Hace unos días escuché en el programa de radio El món de RAC1 a Lluís Soldevila explicar un plan de acción para lograr tus objetivos en sólo 100 días. Su método es simple y eficaz, ¿te atreves?

¿Quién es Luis Soldevila?

Lluís Soldevila es consultor de empresas, formador y conferenciante. Su sistema de trabajo para la consecución de objetivos es clara: Trata de trasladar las metodologías que utilizan las empresas para conseguir sus objetivos al ámbito personal, para lograr incrementar con ello el rendimiento de equipos y organizaciones.

¿Cómo funciona?

La metodología que propone Lluís Soldevila está basada en los siguientes puntos:

1. Tiempo límite: 100 días. En política los 100 primeros días del nuevo gobierno son cruciales para dar confianza al pueblo, para demostrar su convicción y capacidad de sacar la situación adelante. En tu caso, la idea es que te comprometas con tu objetivo y te propongas, en ese mismo periodo de tiempo, avanzar hacia tu propósito.

2. Los objetivos de uno en uno. Si el día 1 de enero quieres cambiar por completo tu vida, no lo conseguirás. Tendrás tantos frentes abiertos y requerirán de tanto esfuerzo por tu parte, que te agobiará y no podrás avanzar.
Solución: Céntrate sólo un objetivo. Escoge el que quieras, el que creas que es más importante para ti. Si no tienes trabajo, seguramente tu propósito Nº1 será encontrar uno.
Recomendación: Si no sabes cual escoger, empieza por el más asequible. Cuando lo hayas conseguido, tendrás un plus de motivación que te permitirá encarar los siguientes con más optimismo.

3. Definición clara del objetivo con el método SMART.
¿Tienes realmente claro dónde quieres llegar? Para tener éxito en esta misión es necesario que definas correctamente tu meta y para ello no hay nada mejor que definir las 5 características que debe tener un buen objetivo, lo que se conoce como la regla SMART (inteligente). Según este principio un objetivo debe ser:

  • Específico:
    Ha de ser un objetivo concreto. Algo que puedas identificar claramente cuando lo logres. De no ser así, nunca lo conseguirás. Olvídate de propósitos como: «Ser feliz», «quiero adelgazar», «pasar más tiempo con tu familia».
  • Medible
    Como explicaba antes, debes reconocer el éxito. Tienes que ser preciso, vincular tu objetivo a una cifra. No es lo mismo “quiero adelgazar” que “quiero perder 10 Kg”. Cuando tengas la cifra en tu mente, será más fácil ver tu evolución.
  • Alcanzable Ha de ser un objetivo realista. No debes definirte metas inalcanzables, eso sólo te perjudica a ti, mina tu moral. Si realmente lo deseas, te recomiendo que lo dividas en partes, en objetivos más pequeños y asequibles. Por ejemplo: Si quieres perder 30 Kg, plantéate primero perder 5 ó 10 Kg.
  • Relevante: Debe ser motivador. Cada día cuando te levantes tiene que pensar: “Ya estoy más cerca. ¡Venga, a por ello!”
  • Tiempo: Tienes que establecer un periodo concreto en este caso hablamos de 100 días.

4. Divide y vencerás. Una vez tenemos nuestro objetivo identificado, con todas las partes claramente definidas (SMART), vamos a dividirlo, vamos ha partirlo en subjetivos, en 4 ó 5, no más.
Los subobjetivos unidades más manejables y fáciles de atacar. Además te permitirán avanzar por diferentes flancos. Por ejemplo: Si tu objetivo es conseguir trabajo, tus subobjetivos pueden ser: Mejorar tu currículum, apuntarte a redes sociales profesionales (networking) y refrescar tus conocimientos de inglés.

5. Acciones concretas Cada subobjetivo lo desglosamos en 4 ó 5 tareas, acciones concretas que podemos hacer. Para cada una de estas tareas anota la fecha en que vas a realizarla y búscate un socio que te ayude. Siempre es más fácil hacer algo con alguien al lado.
Por ejemplo: Si quieres perder 10 kg., uno de tus subobjetivos será hacer ejercicio, seguro que algún amigo tuyo está desenado que lo invites a ir a caminar o correr.

6. Revisión diaria
Antes de irte a dormir cada noche repasa tu lista de subobjetivos y acciones, actualizala y pregúntate: “¿He hecho hoy todo lo posible por conseguir mi objetivo?”. Si la respuesta es sí, hoy estás más cerca que ayer de lograrlo, estás por el buen camino y seguro que lo conseguirás. En caso contrario, si respondiste “No”, ves a dormir y descansa porque mañana va a ser un día largo. ¡Tendrás que intentar hacerlo lo mejor posible!

El sistema que Lluís Soldevila propone es práctico, muy práctico. Está pensado para que te actives, para que te pongas en marcha. Aquí os dejo la Entrevista de Rac1 (está en catalán).

Y tú, ¿tienes una lista de objetivos para el 2013? ¿Cómo piensas abordarlos? ¿Tienes algún sistema?

Imagen cortesía de emiliokuffer con licencia Creative Commons.

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3
ene

Evernote y el síndrome de Diógenes

Evernote es para muchos de nosotros uno de los pilares de nuestro sistema de organización personal. Es el lugar donde almacenamos el material de referencia de nuestros proyectos y para muchos el núcleo de nuestro sistema GTD. Por esa razón, por la importancia de esta aplicación en nuestro día a día, es vital detectar cuando se nos ha desmadrado, cuando nuestro Evernote sufre el síndrome de Diógenes.

El síndrome de Diógenes es un trastorno del comportamiento que afecta, por lo general, a personas de avanzada edad que viven solas. Se caracteriza por el total abandono personal y social, así como por el aislamiento voluntario en el propio hogar y la acumulación en él de grandes cantidades de basura y desperdicios domésticos.
Definición de Síndrome de Diógenes en Wikipedia

Síntomas

Después de un tiempo utilizando la aplicación es posible que tengas miles de notas almacenadas. Al principio tienes muy claro que deseas almacenar pero después empiezas a añadir artículos que te parecen interesantes, aquella frase motivadora que leíste una vez, aquel snippet de código que encontraste en aquella y que algún día te puede ser útil, etcétera.
Al final el propósito inicial se desvanece y sólo quedan miles de notas sin ningún sentido y que nunca localizas cando las necesitas.
Para saber si tu Evernote está sufriendo el síndrome de Diógenes, mira si padeces alguno de estos síntomas:

  • Abusas del web clipper, o de Clearly. Cualquier cosa que encuentras por la web es capturada porque nos gustaría leerla “más tarde”.. ¿Realmente lo sueles acabar leyendo?
  • Tienes instalada la aplicación en tu móvil o tablet y todos los tweets con un enlace interesante los envías a Evernote.
  • Reenviarte todos los correos electrónicos que recibes a tu cuenta de correo de Evernote. Es muy útil tener un repositorio de información de un proyecto, donde guardar los documentos y datos relevantes. No es necesario archivar cada correo que se genera en relación a un proyecto.
  • Tener decenas de notas pendientes para leer. Si no las leíste el mes pasado ni el anterior, ¿Por qué lo tendrías que hacer el siguiente?
  • Tener una libreta de *archivo* con cientos de notas sin etiquetas. Seguramente la mayoría de estas notas no las has consultado nunca y no lo harás. La próxima vez que la vuelvas a necesitar preferirás buscar en Google.
  • Si tienes algunos de estos síntomas, es muy posible que tu Evernote esté grave.
    En este punto tienes dos opciones: continuar como hasta ahora y utilizarlo (como cajón de los cacharros) o intentar utilizar Evernote de otra forma, de una manera que te será mucho más útil que hasta ahora.

    Tratamiento

    Yo me he encontrado varias veces en esta situación y normalmente actúo de la siguiente forma para salir del atolladero:

    1. Aceptar que tienes un problema. Tienes un sistema de organización desorganizado (sin comentarios :-() y ya no cumple su función. Es el momento de solucionarlo o cerrar el chiringuito.
    2. Replantéate el uso que le das a Evernote. Piensa tranquilamente para que quieres utilizar la aplicación, que deseas almacenar y haz una lista agrupando los diferentes conceptos así obtendrás tu nueva estructura de libretas y pilas. Recuerda, que aparte de las libretas, existen las etiquetas. La combinación de ambos conceptos te ayudará a organizarte mejor.
      Te recomiendo que: No crees un número elevado de libretas y que no asignes más de 3 etiquetas por nota. Si creas muchos tags, cada nota acabará teniendo las suyas particulares y no te servirá de nada.
    3. Reorganizar tus notas actuales ubicándolas en una de las libretas que has creado antes. Si una nota no sabes dónde meterla, puede que sea el momento de eliminar la nota.
    4. Evita utilizar Evernote para guardar artículos que quieras leer en el futuro.
      Si no eres muy meticuloso y revisas tu libreta de lecturas periódicamente, pronto volverás a tener cientos de notas desorganizadas.
      Yo archivo los posts interesantes en getpocket y los leo desde el móvil o el tablet cuando tengo un rato. Esta aplicación deja los artículos en un formato claro, especial para que los leas tranquilamente. Despúes de leerlo decido si es necesario enviarlo a Evernote o simplemente lo archivo.

    Para mi Evernote es una aplicación increíble. Te permite tener un repositorio de información disponible desde cualquier lugar de forma rápida y sencilla. Esa sencillez es un arma de doble filo porque te hace olvidar el objetivo real del programa y acabas guardando cualquier cosa. Creo que mantener organizado tu sistema digital de archivo es básico para poder acceder de rápidamente a los datos que realmente necesitas.
    ¿Y vosotros os habeos encontrado alguna vez con vuestro Evernote saturado? ¿Cómo lo habéis resuelto?

    Imagen cortesía de Heisenberg Media con licencia Creative Commons.

29
dic

Comparte con tus jefes tu revisión semanal

Comparte con tus jefes tu revisión semanal

Normalmente mi semana laboral se compone de dos tipos de tareas: las que forman parte de proyectos de largo recorrido, de varios meses de duración, y de las del tipo “cuando tengas un momento mírate esto”.. ¿Os es familiar?
Las primeras son la columna vertebral de mi trabajo, son en las que tengo que avanzar sí o sí porque tienen fechas de entrega definidas. Las segundas son acciones que me van llegando de compañeros o jefes, a ves son tareas cortas y en otros casos pueden llegar a requerir mucho esfuerzo.
Saber transmitir a mis jefes el estado de mis temas abiertos es crítico para poder avanzar de forma correcta y repartir coherentemente el tiempo disponible para cada tipo de tarea.

Después de mucho tiempo e intentos fallidos creo que hemos llegado a un punto de equilibrio. Hemos conseguido montar un método simple que nos permite a todos saber cómo evolucionan todos los temas que tenemos en cartera y los que van apareciendo.
El sistema está basado en la idea de revisión semanal de GTD. En este artículo te explicaré el sistema que utilizo para dar visibilidad a mí día a día y planificar las siguientes tareas a realizar.

Primera parte: Revisión semanal por e-mail

Cada viernes dedico la última hora del día para escribir un correo donde, de una forma esquemática, explico claramente en que he avanzado durante la última semana y la previsión para la próxima. Básicamente es un e-mail con la lista de proyectos y los puntos que pienso ir realizando para cada uno de ellos. En este correo no se explican las tareas, sólo se enumeran ya que todos los destinatarios están al corriente de los proyectos que tenemos en cartera y el objetivo es mostrar únicamente la evolución. Cada una de las tareas que tenía planificada la resalto con un color distinto indicando así el estado en el que se encuentra:

  • El color verde indica que la tarea está acabada.
  • El amarillo significa que estoy trabajando en ella.
  • El rojo quiere decir que no he podido empezarla.

Los temas que no he acabado esta semana los paso al apartado de “Tareas para la próxima semana”, con las tareas puntuales que aparezca durante la semana y que no estuvieran planificadas.

Un ejemplo de e-mail sería así:

Tareas realizadas durante la semana:

  1. Proyecto web
    1.1. Hacer wireframe
    1.2. Propuesta de diseño
    1.3. Maquetación
  2. Mantenimiento del servidor (actualizaciones)

Tareas para la próxima semana:
1. Proyecto web
1.2. Propuesta de diseño
1.3. Maquetación
2. Valoración del nuevo proyecto

Segunda parte: Reunión de plantificación

El lunes a primera hora nos reunimos todos para comentar los puntos tratados durante la semana anterior y ver si las tareas planificadas para la nueva semana son correctas. Durante esta reunión solemos cambiar la prioridad de algunas de las tareas previstas, añadir nuevos puntos, postergar otros, etc.
El objetivo está claro: La semana se ha de dedicar a las tareas más importantes y que nos permitan avanzar más. Es vital que nuestros esfuerzos estén alineados a los objetivos de nuestra empresa.

Beneficios del sistema

Gracias a este simple sistema conseguiremos:

  • Empezar la semana con una hoja de ruta clara. Todos tenemos claro los objetivos a cumplir.
  • Dar visibilidad a nuestro trabajo. Cualquier tarea no prevista será apuntada para la próxima semana.
  • Si llega una tarea urgente, la podemos renegociar de forma fácil ya que todos tiene claras las prioridades a corto plazo.

Como puedes ver nuestro método es de los más simple, llevamos casi un año funcionando con él y realmente nos ha facilitado mucho el trabajo en equipo. Ahora todos tenemos claros nuestros objetivos y que estos son lo que la empresa espera de nosotros.

¿Y vosotros cómo gestionáis vuestras tareas diarias con vuestros jefes?

Imagen cortesía de Arwens Abendstern con licencia Creative Commons.

14
ago

¡Cambiemos la definición de felicidad!

Cambiemos la definición de felicidad

Según el diccionario de la Real Academia Española la felicidad es Estado del ánimo que se complace en la posesión de un bien. Es absurdo negar que disponer de dinero te permite comprar cosas, vivir de una forma que te hace sentir mejor. Ser más feliz. Estoy convencido que «poseer bienes» no es el camino hacia la felicidad. Es el momento de reescribir su definición.

Vivimos momentos difíciles. Sólo hace falta levantarse y leer el periódico o ver las noticias en la televisión para confirmarlo. Estamos peor económicamente que hace dos años. Muchas personas han perdido su trabajo, nos han subido todos los impuestos existentes y han inventado algunos nuevos para cobrarnos. No es una crítica, no es política, es un hecho.

Pero justo ahora, cuando más delicada es la situación, es cuando veo a más personas reinventándose, que buscan cualquier excusa para reír, para vivir el momento, para ser feliz. Estamos aprendiendo a disfrutar de las pequeñas cosas.

Es una época de cambio y creo sinceramente que debemos replantearnos la definición de felicidad. No podemos vincularla a “poseer bienes”. No debemos porque no es real. ¿Qué os parecería algo así?

Felicidad
Estado del ánimo que se centra en disfrutar de los buenos momentos de la vida.

Yo soy feliz jugando con mi hija Ariadna, de 2 años y medio, en el parque o haciendo reír a Jana, la pequeña de 4 meses. Soy feliz tomando una cerveza bien fría en casa conversando con mi padre. Soy feliz pasando el día en la piscina municipal con unos amigos. Soy feliz.

¿Y tú necesitas grandes posesiones para ser feliz? ¿Cuál sería tu definición de felicidad?

Imagen cortesía de nubui con licencia Creative Commons.

10
ago

Cómo mantengo mi bandeja de entrada a cero

¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena? Yo, después de mucho tiempo peleándome con ella, he conseguido mantenerla vacía.
Es una lucha constante pero tiene muchos beneficios. Te permite focalizar, centrarte en lo que realmente requiere de tu atención, sin distracciones, sin tener que pasar mil veces por mensajes antiguos. A continuación os explicaré los puntos claves que me han permitido conseguirlo.

Un único centro de operaciones

Lo primero que hay que lograr es tener un campo base, único punto de entrada para todos los correos que recibes. Yo tengo varias cuentas de correos, algunas son de Gmail y otras no, pero todas están redirigidas a la principal, es la forma más rápida y efectiva de controlar todo los mensajes que me llegan. Simplemente con este pequeño cambio he ahorrado mucho tiempo.

Los filtros son la clave

Una vez unificada la bandeja de entrada toca clasificarlos, colocarlos a cada uno en su sitio y para esto no hay mejor forma que utilizando los sistemas de reglas o filtros que ofrecen las aplicaciones de correos. Con un buen conjunto de condiciones y acciones logro que a la carpeta de Recibidos sólo lleguen los correos que realmente requieren de mi atención.

Los filtros que tengo son de 2 tipos:

  1. Clasificadores:
    Son los que sólo se encargan de etiquetar los correos que me llegan y me permiten ver de forma rápida de que trata un correo cuando llega la la bandeja de entrada. Así si llega un correo de un «tema caliente» lo identifico inmediatamente.Clasifico los mensajes de:

    • Proyectos
    • Comunicados oficiales
    • Cuentas de correos redirigidas
  2. Liberadores:
    Al empezar a definir un filtro es importante tener claro si quieres solamente clasificar el correo (aplicarle una etiqueta) o si además quieres que no te molesten. Muchos mensajes que recibo sólo los leo al final del día o una vez a la semana, son correos de baja importancia que no quiero que me distraigan y para eso se inventó la acción «Omitir Recibidos (Archivarlo)».

    • Publicidad
    • Blogs y Redes sociales

La gracia de todo esto es que cuando archivas un mensaje automáticamente el software de gestor de correos no te notificará su recepción. ¡Fuera interrupciones!

Con los correos de publicidad, también conocidos como «Spam consentido», me pasó algo muy curioso. Creé una regla que los etiquetaba, los archivaba y marcaba como leídos automáticamente. ¡Eran mensajes que no iba a leer nunca! Así acabé cancelando la subscripción de todos. Si recibís correos de este tipo, no lo dudéis y desregistraros.

Proceso de mejora continua

¿Y ya está? No, esto es el principio. Siempre habrá intrusos que se cuelan en tu bandeja y te obligarán a ir revisando los filtros que tienes o creando algunos nuevos pero la mayor parte del trabajo ya está hecho.

Así he conseguido yo eliminar el caos en mi bandeja de entrada. ¿Y tú? ¿Cuantos correos tienes ahora mismo en tu bandeja de entrada? ¿Un par? ¿Una decena?

Imagen cortesía de Digitalnative con licencia Creative Commons.

24
oct

El Método de las Dos Listas de Berto Pena

Metodo de las Dos Listas

La primera vez que leí Organízate con Eficacia de David Allen pensé que eso de GTD era muy complicado, que era demasiado complejo y que yo con mi lista de tareas en un post-it tenía suficiente. ¿Te suena la historia? ¿Te encuentras en esa situación? En este artículo no voy a intentar convencerte de lo contrario. Voy a explicarte un método mucho más sencillo que te puede ayudar a empezar a organizarte de una forma sencilla y rápida.

Hace tiempo que leí el libro Gestiona mejor tu vida de Berto Pena. Es un libro radicalmente diferente a su blog (Thinkwasabi), su objetivo no es darte trucos de productividad sino cambiar tu chip, motivarte hacia un cambio más profundo. El libro es muy, muy interesante y os lo recomiendo sin pensármelo.
En uno de los capítulos Berto explica el Método de las Dos Listas, un sistema sumamente simple que te permitirá organizarte de forma clara día a día. El método se basa en tener dos listas de tareas: La lista de entrada y la de salida.

Lista de entrada

En esta lista apuntaremos todas cosas que debo hacer algún día. En ella anotaremos tareas que queramos hacer, peticiones de nuestros compañeros, etc. Cualquier cosa que debamos hacer algún día, da igual cuando.
Es imprescindible que sea sumamente sencillo anotar cosas en la lista de entrada, debemos tenerla siempre accesible. Da igual dónde y cómo se implemente pero es imprescindible que siempre la llevemos con nosotros y que acceder a ella sea fácil y rápido. También es interesante que sea fácil pasar tareas entre las dos listas como veremos después.

Lista de salida

En esta lista tendremos anotadas las cosas que he de hacer hoy mismo. Son tareas a hacer hoy y no permiten demora. Tu objetivo desde que te levantes por la mañana hasta que te vayas a dormir por la noche es completar las tareas de la lista de salida.
Cualquier tarea que se te ocurra o te solicite alguien deberás apuntarla en la Lista de Entrada y continuar con lo que estabas haciendo.

Cómo utilizar las listas

El truco para que este método funcione es hacer dos revisiones diarias de tus listas. Un repaso de la Lista de Entrada antes de acabar la jornada laboral y un repaso a la Lista de Salida antes de empezar al día siguiente.
Antes de salir del trabajo (10 minutos) repasa tu Lista de Entrada, localiza las tareas de esa lista que deberán realizarse mañana sin falta y pásalas a tu Lista de Salida. Se realista contigo mismo y pasa sólo lo que realmente creas que puedes hacer, no te pongas más tareas de las que podrás hacer. Se honesto contigo y pasa las tareas que realmente debes hacer mañana y no las que te apetezcan.
Cuando llegues al trabajo revisa la Lista de Salida que preparaste el día anterior. Verifica que tus tareas siguen siendo lo más importante que debes hacer hoy, igual te han cancelado alguna reunión o tienes una tarea urgentísima que te ha encargado tu jefe, etc. Una vez que tengas confirmada la lista repásala mentalmente, haz que tu cerebro dibuje el plan del día, cuando vas a hacer cada cosa, el orden, etc. Cuando acabes de repasarla estarás ya metido en faena y listo para empezar.

Lista Permanente

Berto en su libro también propone tener una tercera lista para anotar las tareas que no tienen una fecha de límite clara o aún faltan muchos días o meses. Todas las tareas de la Lista de Entrada que estén en esta situación deberían estar en la Lista Permanente, de esta forma agilizaremos al revisiones diarias, nos permitirá enfocarnos hacia lo realmente importante.
Esta lista se debe revisar cada varias semanas y decidir si alguna de esas tareas ha de pasar a la Lista de Entrada o de Salida.

Como podréis ver este método es fácil de implementar y seguir. Si lo probáis notareis como aumenta el control sobre vuestro trabajo, sobre vuestro día a día. Si creéis que GTD no es para vosotros intentad utilizar este método, no hay excusa.

Para los que usamos GTD también es interesante el concepto de la Lista de Salida y la revisión a final de día. Yo antes de salir a trabajar reviso mi lista de Próximas acciones y las paso a mi Lista de Salida. Me gusta empezar el día teniendo claro mis objetivos claros y acorde a las necesidades de mi trabajo.

El método de las Dos Listas en el primer paso de los cinco que explica Berto en su libro. Si empezáis a utilizar este método y os funciona os recomiendo que os compréis el libro y lo leáis, os será de mucha ayuda.

Imagen cortesía de manu contreras con licencia Creative Commons.

10
oct

Acéptalo, el día tiene 24 horas

Lista de acciones

Desde hace unos meses tengo el blog abandonado. Desde antes de vacaciones mi lista de cosas para hacer se han multiplicado y cada día tiene más tareas. Hace algún tiempo me hubiera hundido, habría caído en el típico “¡No tengo tiempo!” o “¡Si los días tuvieran más de 24 horas!” y el estrés me habría bloqueado. Lo aprendido sobre productividad personal en los últimos años me ha ayudado a encarar la situación de una forma diferente, a buscar soluciones.

Cuando la lista de cosas por hacer te supera lo normal es bloquearse. Intentas empezar muchas cosas a la vez, para avanzar pero es como nadar contracorriente: por más brazadas que des siempre estás en el mismo sitio pero con menos fuerzas. Si te vuelves a encontrar esta situación dale un vistazo a la lista de consejos que encontrarás a continuación. A mí me ha ayudado a centrarme y a avanzar.

  • Acéptalo, el día tiene 24 horas. ¿Qué pasaría si los días tuvieran más de 24 horas? ¡Nada! Las cosas seguirían igual porque lo que realmente pasa es que nos engañamos a nosotros mismo. No nos falta tiempo, lo que nos falta es ser sinceros con nosotros mismo y con nuestras prioridades.
    Tú eres el responsable distribuirte el tiempo que tienes entre las tareas que tienes que hacer. Sólo intenta que al final del día, antes de ir a dormir, puedas descansar tranquilo pensando que hiciste todo lo que pudiste, todo lo que para ti era importante, prioritario.
  • Revisa tu día a día, busca fugas de tiempo y aprovéchalas. Cuando se te acumulan las tareas para hacer una de las primeras cosas que se te pasan por la cabeza es que estas perdiendo el tiempo en algún momento del día. Para responderme a esta duda hice un ejercicio que os recomiendo encarecidamente: Me hice un horario con todo lo que hacías durante un día, necesitaba encontrar la fuga de tiempo, ver si realmente en cada momento estaba haciendo lo que quería y realmente era importante.
    Es posible que después de apuntar todas las tareas que haces diariamente no encuentres ninguna fuga de tiempo, es lo que me pasó a mí pero me ayudó a ver que la hora de comer que tengo en el trabajo puede ayudarme a matar algunas tareas de mi lista como por ejemplo ir al banco, responder correos personales, ir al supermercado y comprar la cena.
  • Simplifica, céntrate en lo importante. Si ya has aceptado que el día tiene 24 horas y además tienes un horario con todo lo que haces durante el día, seguramente habrás llegado a la conclusión que hay muchas cosas que no vas a poder hacer. Elimínalas de tu lista y de tu cabeza. Si hay alguien esperando que lo hagas, dile que no, que no lo puedes hacer. Mientras antes se lo digas más posibilidades tendrá esa persona de aceptarlo y adaptarse a la nueva situación.
    Céntrate en lo que es realmente importante para ti.
  • Si eliges hacer una tarea en concreto, también eliges no hacer las otras tareas
    Jeroen Sangers

  • GTD no te va a llevar a tu destino pero te ayudará a ver el camino con más claridad. Ni GTD, ni Autofocus, ninguno de los métodos sobre los que has leído te va a salvar, ninguno va a hacer las cosas por ti pero si que te van a ayudar a llevar a buen puerto las tareas que te quedan en la lista. En estos momentos de estrés, en vez de liarme la manta a la cabeza, me paré, me centré y repasé como estaba aplicando GTD en ese momento. Descubrí que el agobio estaba minando mi forma de trabajar así que volví a empezar desde cero. Empecé a vaciar mi mente y recopilar todo lo que pasaba en mi evernote. Paso a paso y tranquilamente.

A mi estos consejos me han sido de mucha ayuda para poder centrarme y no poder avanzar seguro y sin estrés. Estoy más tranquilo, he quitado de mi lista tareas que no eran de vital importancia y vuelvo a tener todo bajo control. Mi lista de próximas acciones contiene lo que realmente puedo hacer.
Uno de los grandes beneficiados con mi vuelta a la normalidad va a ser mi blog ya que podré volver a dedicar un tiempo a la semana para escribir en simplicidad extrema.

¿Y tú? ¿Consigues mantener el control en momentos en los que la acumulación de trabajo te supera? ¡Comparte tus secretos!

Imagen cortesía de Mitchell Bartlett con licencia Creative Commons.

15
ago

Consejos para que tu entorno no mine tu productividad

Consejos para que entorno no mine tu productividad

Siempre que se habla de productividad nos centramos en nosotros mismos. Intentamos poner en marcha sistemas de productividad como GTD, o Autofocus, o intentamos matar tareas con la técnica Pomodoro pero ¿qué pasa con nuestro entorno?
Nunca trabajamos solos, siempre colaboramos con otras personas. Nuestros jefes nos piden cosas, nuestros clientes nos solicitan nuevos requerimientos, tus compañeros te reclaman aquel documento que tienes pendientes.

Personalmente la comunicación con mi entorno ha sido durante mucho tiempo uno de mis grandes problemas. Muchas veces recibes un mensaje tan abstracto que conseguir entender y asimilar lo que se requiere de ti puede ser una odisea. Los últimos meses he estado estudiando la raiz del problema, viendo el porqué y poniendo en marcha algunos trucos que me han sido de mucha ayuda y me han permitido hacer mejor mi trabajo. Aquí os dejo mis consejos y conclusiones por si os sentís identificado con la situación que explico.

  • Antes de empezar ten claro cuál es tu parte del pastel.
    Hace unos meses nos llegó a la oficina un proyecto urgente que implicaba a varias personas de varios departamentos. Se nos envió la lista de tareas a realizar a todos los implicados y la fecha límite para entregarla. Genial, ¿no? ¡Pues no! En ningún momento se asignó un responsable concreto a cada tarea con lo cual cada persona empezó a realizar las tareas que entendía que eran de su competencia. A tres días de la entrega nos encontramos con una gran parte de trabajo sin realizar, en tierra de nadie (documentación, presentaciones, etc.). El tema se solución trabajando intensamente durante todo un fin de semana y me dejó una gran lección aprendida: Antes de empezar un proyecto identifica tus tareas y sus dependencias.
    Lo ideal que todas las tareas tengan nombre y apellidos, un responsable asignado. Si no es así recuerda que “No hay preguntas tontas”, así que infórmate de que se espera de ti.
  • Pide a tus interlocutores que sean claros y concretos. Cuando tu jefe te pide que realices una tarea, es vital saber que se espera y para cuando (fecha límite). Tener claro el objetivo y reconocer cuando lo has cumplido es crítico para que puedas avanzar en todos los temas que tienes sobre la mesa.
    Hay muchas personas que transmiten una vaga idea de lo que esperan de los demás y si te pones a trabajar con esa información es muy probable que tú trabajo no del resultado esperado.
    Cuando te encuentre en esta situación habla con tus compañeros o jefe y transmíteles de forma clara que necesitas que se definan de forma concreta las tareas que has de realizar. Si no lo tienen claro, improvisa una pequeña sesión de brainstorming y da ideas de lo que podrías hacer para cumplir con la tarea. ¡Funciona!
    Otra cosa que suelo hacer, después de acordado el objetivo de la tarea, es repetirle a esa persona lo que he entendido de la tarea y lo que le entregaré cuando la acabe. Una conversación del tipo “… ¡Vale! Si lo he entendido bien lo que necesitas es que te entregue un documento en el que explique… bla, bla, bla.”. Este ejercicio os evitará muchos malentendidos y os ahorrará horas de trabajo innecesarias.
  • Practica con el ejemplo. Piensa que cuando necesitas algo de otra persona lo más importante es que ella lo sepa y tenga claro el objetivo, lo que tu esperas. Si tu quieres que ellos te pidan las cosas de forma clara.
    Siempre debes dejar claro Qué+Cuando+Cómo para cualquier tarea, que esperas, para cuando lo necesitas y como esperas que lo plantee.

    Señor, hazme rápido y preciso

    Mel Gibson en El Patriota
    Yo desde hace tiempo tengo entre mis favoritos de evernote el artículo Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz de Berto donde ofrece unas regla sencillas para escribir correos tareas. Imprímetelo y tenlo siempre cerca antes de escribir un correo-tarea

Y tú ¿qué problemas te encuentras a la hora de trabajar en equipo? ¿Tienes algún consejo para lidiar con este tipo de problemas?

Imagen cortesía de ironskyfilm con licencia Creative Commons.